Sebagai bagian dari Aktualisasi Habituasi Latsar CPNS, sedang dilaksanakan pemanfaatan Google Sheet untuk pengelompokan dokumen surat masuk dan keluar Bidang Tata Ruang Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Kapuas Hulu untuk mengidentifikasi dan memberikan solusi terhadap permasalahan manajemen dokumen di Bidang Tata Ruang pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (DPUPR) Kabupaten Kapuas Hulu. Kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan sistem pencatatan yang lebih terstruktur, transparan, dan akuntabel.
Aktualisasi ini diawali dengan melakukan konsultasi dan koordinasi dengan pimpinan. Tahap ini meliputi melakukan konsultasi dengan atasan untuk mendapatkan persetujuan dan arahan. Konsultasi ini dilakukan untuk mendapatkan arahan terkait skema pengelompokan yang paling efektif dan mudah dipahami.
Selanjutnya, dilakukan pembuatan google sheet dengan struktur yang telah disepakati berdasarkan rancangan teknis yang telah disetujui. Langkah ini merefleksikan nilai akuntabel dan berorientasi pelayanan dengan menciptakan penyimpanan yang memudahkan dalam mengakses dan mengelola dokumen.
Kemudian yang dilakukan ialah menghimpun dokumen surat masuk maupun keluar dengan cara memilah dan menceklis dokumen berdasarkan jenis kegiatannya. Dengan memilah dan menceklis surat menunjukan adanya kegiatan memastikan bahwa surat terdata dengan benar. Kegiatan ini membantu memberi layanan yang cepat dan akurat kepada pihak yang berkepentingan.
Tahap inti dari aktualisasi adalah melaksanakan proses penginputan dan penggunaan google sheet. Dokumen surat masuk dan keluar yang telah diarsipkan, mulai dari bulan juni sampai bulan oktober yang akan diinput di google sheet. Melakukan pengecekan ulang setiap kali selesai menginput satu set data untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik atau input. Menerima evaluasi dan masukan untuk perbaikan sistem. Hal ini secara langsung berkontribusi pada Tupoksi Bidang Tata Ruang dengan menciptakan basis data yang terdigitalisasi, sehingga memudahkan proses monitoring, evaluasi, dan pelaporan. Kegiatan ini menunjukan adanya nilai akuntabel dimana bertanggung jawab penuh atas keakuratan data yang diinput. Dokumentasi yang rapi ini tidak hanya mencerminkan akuntabilitas tetapi juga membuka peluang inovasi dan kolaborasi lebih lanjut, sejalan dengan nilai kolaboratif dan semangat untuk terus berdaya saing.
Melalui rangkaian kegiatan ini, aktualisasi habituasi tidak hanya menjadi sarana penerapan ilmu Latsar CPNS tetapi juga memberikan kontribusi nyata bagi penguatan tata kelola data di Bidang Tata Ruang. Dengan adanya pemanfaatan google sheet untuk pengelompokan dokumen surat masuk dan keluar diharapkan kegiatan ini dilakukan sebagai wujud komitmen saya sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil untuk memberikan kontribusi nyata dalam menciptakan lingkungan kerja yang lebih tertata, profesional, dan berorientasi pada pelayanan prima kepada masyarakat dan dapat mendukung percepatan pelayanan dan meningkatkan akurasi data perencanaan tata ruang Kabupaten Kapuas Hulu, yang selaras dengan visi daerah menuju Kapuas Hulu yang Semakin Amanah, Energik, Terampil, dan Berdaya Saing.
